1. Verantwortlicher
Alia Concepts GmbH, Süggelstraße 29, 44532 Lünen, vertreten durch den Geschäftsführer Dirk Lorenz.
E-Mail: dlorenz@alia-concepts.de
Diese Erklärung gilt für die Web-Anwendung „Steuer-App“ unter steuer.presidents-academy.com.
2. Was die Steuer-App tut
Die Steuer-App unterstützt kleine Unternehmen bei der vorbereitenden Buchhaltung: Belege werden fotografiert oder hochgeladen, automatisch erkannt und kontiert, als Buchungsliste geführt und für den Steuerberater im DATEV-Format exportiert. Ein Konto erhält nur, wer von uns eingeladen wurde; eine offene Registrierung gibt es nicht.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Nutzerkonto
E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Zeitpunkte der Anmeldung. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Mandanten- und Buchhaltungsdaten
Stammdaten des Mandanten (Firma, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., DATEV-Nummern), Belege als Bild oder PDF, daraus erkannte Angaben (Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze), Buchungen, Reisekosten, Verkäufe mit Kundenanschrift auf Quittungen, Monatsabschlüsse und Planwerte. Diese Daten geben Sie selbst ein oder laden sie hoch; sie können Daten Dritter (Lieferanten, Kunden) enthalten, für die Sie als Unternehmer verantwortlich sind. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie steuerrechtliche Pflichten des Mandanten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Team-Zugänge
Laden Sie einen Steuerberater ein, speichern wir dessen E-Mail-Adresse und die Zuordnung zum Mandanten. Einladungslinks verfallen nach 14 Tagen.
Nutzungszähler
Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir pro Konto und Tag die Anzahl der KI-Aufrufe (Tageslimit). Inhalte werden dabei nicht gespeichert.
Server-Protokolle
Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung und Statuscode. Die Protokolle werden rotierend gespeichert und nach kurzer Zeit automatisch überschrieben. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Cookies und lokale Speicherung
Die Steuer-App setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Sitzungs-Cookies der Authentifizierung). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Einbindung von Diensten Dritter im Browser. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es findet keine Verbindung zu Google Fonts statt. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
5. Künstliche Intelligenz (Belegerkennung, Assistent)
Zur Erkennung von Belegen, zur Prüfung von Reisekosten und für den Assistenten übermitteln wir das jeweilige Belegbild (verkleinert) bzw. den erkannten Text und Ihre Eingaben an die Claude-API von Anthropic (Vertragspartner für den EWR: Anthropic Ireland Limited, Dublin; Verarbeitung in den USA). Kontodaten wie E-Mail oder Passwort werden nicht übermittelt. Anthropic verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln, nutzt sie nicht zum Training seiner Modelle und löscht Ein- und Ausgaben spätestens nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die KI-Vorschläge werden von Ihnen geprüft und bestätigt; es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
6. E-Mail-Versand und Belege per E-Mail
Einladungen und Links zum Zurücksetzen des Passworts versenden wir über den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., USA). Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und der Link. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Jeder Mandant hat eine eigene E-Mail-Adresse, an die Sie Belege weiterleiten können. Diese Mails nimmt Resend für uns entgegen und stellt sie unserem Server zu; dabei werden Absender, Betreff, Text und Anhänge bei Resend in den USA gespeichert und dort nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Angenommen werden nur Mails von Ihrer Login-Adresse und den Adressen Ihres Teams; alle anderen werden abgewiesen und nur mit Absender und Zeitpunkt protokolliert. Von angenommenen Mails speichern wir die Original-Nachricht unverändert (inklusive Kopfzeilen und Anhängen) mit Prüfsumme, Empfangszeit und dem Ergebnis der Absenderprüfung (SPF/DKIM) auf unserem Server als Herkunftsnachweis für Ihre Buchführung; sie wird mit dem Mandanten gelöscht. Die Anhänge werden anschließend wie hochgeladene Belege verarbeitet (siehe Abschnitt 5). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
7. Hosting und Auftragsverarbeiter
Die Anwendung, die Datenbank und der Dateispeicher laufen auf einem von uns verwalteten Server bei Hostinger (Hostinger International Ltd., Zypern) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt; die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar. Insbesondere geben wir Ihre Daten nicht an DATEV weiter: Der Export ist eine Datei, die Sie selbst herunterladen und an Ihren Steuerberater übergeben.
Zur Fehlerüberwachung nutzen wir Sentry (Functional Software, Inc., USA) mit Datenhaltung in der EU (Frankfurt). Tritt in der Anwendung ein technischer Fehler auf, wird die Fehlermeldung mit Zeitpunkt, aufgerufener Seite und Browserversion übermittelt. Cookies, Anmeldedaten, IP-Adresse, Formulareingaben und Belegdaten werden vor der Übermittlung entfernt. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden nach 90 Tagen gelöscht.
8. Zugriff durch Steuerberater
Nur Personen, die Sie als Inhaber selbst einladen, erhalten Lesezugriff auf die Daten Ihres Mandanten. Sie können den Zugang jederzeit im Bereich „Team“ entziehen.
9. Speicherdauer und Löschung
- Mandanten- und Buchhaltungsdaten bleiben gespeichert, solange der Mandant in der App besteht. Über „Stammdaten → Mandant löschen“ entfernen Sie den Mandanten samt allen Belegen, Dateien und Buchungen endgültig. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) liegt bei Ihnen; exportieren Sie Ihre Daten vor dem Löschen.
- Ihr Nutzerkonto löschen wir auf Anfrage per E-Mail an abo@alia-concepts.de.
- Sicherungskopien des Servers werden täglich erstellt und nach 30 Tagen überschrieben; Monatsstände nach 12 Monaten. Gelöschte Daten sind bis dahin noch in Sicherungen enthalten, werden aber nicht mehr zur aktiven Verarbeitung genutzt.
- Bei Anthropic werden KI-Ein- und Ausgaben spätestens nach 30 Tagen gelöscht.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Ihre Buchhaltungsdaten können Sie jederzeit selbst als DATEV-CSV und Beleg-ZIP exportieren. Für alle Anliegen wenden Sie sich an dlorenz@alia-concepts.de.
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
11. Datensicherheit
Verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkung auf Datenbankebene je Mandant, Passwörter nur als Hash, KI-Zugriffe ausschließlich über unseren Server, tägliche Sicherungen. Bitte wählen Sie ein sicheres Passwort und geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht weiter.
12. Installation über App Store und Google Play
Wenn Sie die Steuer-App über den App Store von Apple oder über Google Play beziehen, verarbeiten diese Anbieter beim Herunterladen und bei jeder Aktualisierung zusätzlich eigene Daten — etwa Ihre Store-Kennung, das Gerätemodell und den Zeitpunkt des Downloads. Darauf haben wir keinen Einfluss und keinen Zugriff. Es gelten die Datenschutzhinweise von Apple beziehungsweise Google.
Die Verarbeitung in der App selbst unterscheidet sich nicht davon, ob Sie sie über einen Store oder im Browser nutzen.
13. Öffentliche Startseite und Zugangsanfrage
Die Startseite unter steuer.presidents-academy.com ist ohne Anmeldung erreichbar. Beim Aufruf fallen nur die unter Abschnitt 3 beschriebenen Server-Protokolle an; es werden keine Cookies gesetzt und keine Besucherstatistik erhoben.
Über das Formular „Zugang anfragen“ können Sie uns Name, E-Mail-Adresse, Ihre Tätigkeit (Auswahl) und eine freiwillige Nachricht senden. Diese Angaben werden als E-Mail über den Dienst Resend (siehe Abschnitt 6) an die zuständigen Personen der Verantwortlichen zugestellt und ausschließlich dazu verwendet, Ihre Anfrage zu beantworten und Ihnen gegebenenfalls einen Zugang einzurichten. Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir dabei Ihre IP-Adresse und begrenzen die Zahl der Anfragen je Adresse; die IP-Adresse wird in der Benachrichtigung an uns mitgeführt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Anfrage bewahren wir so lange auf, wie es für die Beantwortung nötig ist, längstens zwölf Monate; kommt ein Nutzerkonto zustande, gelten die Fristen aus Abschnitt 9.
Über das Formular „Zum Webinar anmelden“ können Sie sich mit Name, E-Mail-Adresse, Ihrer Tätigkeit (Auswahl) und einer freiwilligen Frage für unsere Online-Vorstellung der Steuer-App anmelden. Wir speichern diese Angaben zusammen mit Ihrer IP-Adresse und dem Zeitpunkt in unserer Datenbank (auf unserem eigenen Server, siehe Abschnitt 5) und senden Ihnen über den Dienst Resend (Abschnitt 6) eine Bestätigung sowie vor dem Webinar den Teilnahme-Link, Erinnerungen und im Anschluss den Zugang zur Aufzeichnung. Jede dieser E-Mails enthält einen Abmelde-Link; nach der Abmeldung erhalten Sie keine weiteren Nachrichten zum Webinar. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Anmeldung löschen wir spätestens drei Monate nach dem Webinar, sofern kein Nutzerkonto zustande kommt.
14. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.